A chegada de um novo ano estimula muitas pessoas e empresas a mudarem certos hábitos e buscarem uma vida mais produtiva. Para um consultório médico não é diferente. As primeiras semanas de 2018 podem ser o período ideal para organizar uma nova rotina, alterar processos e otimizar a gestão. Confira como se organizar nas primeiras cinco semanas para conseguir administrar o consultório e, ao mesmo tempo, melhorar o atendimento aos pacientes:
Semana 1 – Elimine os papéis do consultório
Reserve a primeira semana do ano para “digitalizar” o consultório. Hoje, vários processos podem migrar para sistemas eletrônicos, otimizando a gestão e permitindo que o médico tenha mais tempo para os pacientes. Para isso, procure soluções que atendam aos requisitos da Certificação SBIS-CFM, com Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS-2), por possuírem integração com certificados digitais. Assim, receitas, prontuários, formulários e demais documentos podem ter apenas a versão digital.
Semana 2 – Tenha um sistema financeiro dedicado
Após digitalizar os documentos, faça o mesmo com a gestão financeira do consultório na segunda semana. Não é raro encontrar médicos que preenchem manualmente planilhas no computador ou utilizam até agendas de papel para registrarem a movimentação financeira. Busque um sistema eletrônico que automatize todos os processos e, de preferência, esteja integrado com o prontuário eletrônico.
Semana 3 – Enumere todas as despesas do consultório
Com uma nova solução para a gestão financeira, utilize a terceira semana para levantar – e incluir – todas as despesas mensais do consultório no sistema eletrônico. Tudo deve ser contabilizado: salários, fornecedores, equipamentos, contas a pagar e outros custos envolvidos. Dessa forma, é possível automatizar todos os relatórios de entrada e saída de dinheiro e agilizar a tomada de decisões.
Semana 4 – Marque presença na web
Atualmente é imprescindível que o consultório esteja presente na web e nas mídias sociais. Não é difícil criar uma página na internet, mas é preciso garantir que esteja visível ao público-alvo. Conceitos como SEO (Search Engine Optimization) e navegação responsiva precisam estar na base do site do consultório. Tire a quarta semana para fazer essa revisão ou, se for o caso, criar uma página da web para a sua marca.
Semana 5 – Aproxime-se dos pacientes
Por fim, utilize a quinta e última semana para estruturar canais de comunicação do consultório com os pacientes. O próprio prontuário eletrônico pode agilizar o atendimento, permitindo o agendamento de consultas e, em alguns casos, até o pagamento das mesmas. Utilize também as redes sociais para interagir e tirar dúvidas, como Whatsapp, Facebook e canal no Youtube. Isso permite que o atendimento seja o melhor antes, durante e depois da conversa entre médico e paciente.
